Teamleiter/in Sekretariat Geschäftsbereich Energie, 60–70 %
Stadt Zürich
Zurich, Switzerland
vor 4 Tg.

Ihre Aufgaben

  • Sie haben Führungsverantwortung für die zwei Sekretariatsmitarbeiterinnen inklusive Rekrutierung, Personaleinsatzplanung, Führen der Mitarbeitergespräche und Umsetzung der inhaltlichen Vorgaben für die Leistungserbringung.
  • Sie sind verantwortlich für die Administration von A bis Z (inkl. Rechnungswesen) und stellen die Organisation und den regelmässigen Austausch im Sekretariat sicher.
  • Sie sind die Anlaufstelle für Kundinnen und Kunden des Geschäftsbereiches, für das Baubewilligungsverfahren und für interne Belange der Dienstabteilung.
  • Sie bewirtschaften die Datenbank und wirken beim Aufbau der digitalen Prozesse mit.
  • Sie sind verantwortlich für die Projekterfassung Baugesuche und Bewilligungen in der Datenbank.
  • Sie stellen die Organisation der Sitzungen und Anlässe für den Geschäftsbereich Energie sicher.
  • Sie unterstützen die Projektleitenden, die Fachbereichsleitung und die Geschäftsbereichsleitenden in administrativen Aufgaben.
  • Sie übernehmen die Stellvertretung der Assistentin des Direktors.
  • Sie bringen mit

  • Kaufmännische Ausbildung, anderweitige Berufsausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Weiterbildung im kaufmännischen Bereich
  • Mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in der Baubranche
  • Sehr selbstständig arbeitende und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägt präziser und effizienter Arbeitsweise sowie Interesse und Verständnis an unternehmerischen Zusammenhängen
  • Diskretion und Verlässlichkeit sowie eine strukturierte, vorausschauende und proaktive Arbeitsweise
  • Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeiten
  • Technisches Verständnis im Baubereich
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
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