Office ManagerIn (60%)
Obu
Zürich
vor 5 Tg.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine / n Office ManagerIn 60%

Buchhaltungs-und HR Aufgaben :

  • Zahlungsverkehr, Rechnungsstellung Mitgliederbeiträge und Projekte, Debitorenkontrolle und Durchführung von Mahnläufen, diverse Abstimmungsarbeiten ,
  • Aktualisierung und Auswertung Zeiterfassungsmodul, Unterstützung des Linienvorgesetzten bei der Rekrutierung, bei der Zeugniserstellung, erstellen und aktualisieren des Personal- und Spesenreglements
  • Kontakt zum Versicherungsbroker für die Versicherungen für den laufenden Betrieb des Vereins und die Personalversicherungen
  • Eintrag des Vereins ins Handelsregister und nötige Mutationen in Auftrag geben
  • Administrationsaufgaben

  • Eventadministration generell und über online Dienstleister (Xing / Eventbrite)
  • Mitgliederkontakt schriftlich und telefonisch bezüglich Beantwortung allgemeiner Fragen, Mitgliederverwaltung, Verwaltung der Mitgliederliste auf der Website, Mailchimpadressen
  • Schnittstelle zum Treuhänder in der Admin / Buchhaltungsrolle
  • Betreuung von Telefon und der allgemeinen E-Mail-Adresse
  • Datenbank : Leitlinien für das Datenmanagement, Qualitätssicherung
  • Lieferantenkontakt (Büroräume, IT-Dienstleister, Büromaterial)
  • Führen des Protokolls bei Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen
  • Weitere anfallende Arbeiten
  • Profil

  • Kaufmännische Ausbildung mit Basiskenntnis in Personalwesen
  • Hohe Dienstleistungsorientierung, Organisationstalent, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Sehr gute IT Kenntnisse, über MS-Office / G-Suite hinausgehend, Buchhaltungssoftware (Bexio), CRM Software (Copper) und weitere small business applications.
  • Stilsicheres Deutsch; Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
  • Pragmatischer und flexibler Teamplayer
  • Bereitschaft, von Zeit zu Zeit auch für Abendveranstaltungen verfügbar zu sein
  • Wir sind :

    Ein motiviertes, tatkräftiges, kleines Team im Zentrum von Zürich, das sich mit viel Herzblut und Engagement dem Thema nachhaltiges Wirtschaften annimmt.

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