ASSISTANT DOCUMENTS SHIPPING & ARCHIVAGE
Total
WTC1(CHE) , GENEVE
vor 5 Tg.

Description du poste

ASSISTANT(E) DOCUMENTS SHIPPING :

Contrôle des documents entrants :

  • Contrôle complet des Connaissements et autres documents maritimes / douaniers fournis par le vendeur en s’appuyant sur les contrats, les instructions documentaires et, le cas échéant, les garanties bancaires.
  • Prise en charge de la correction des documents en cas de non-conformité en collaboration avec les Contreparties, Terminaux, Agents Maritimes, Agents Douaniers afin d’obtenir des documents corrigés / négociables acceptables.
  • Anticipation des besoins documentaires en fonction des pays de destination de la cargaison (tels que le Nigeria, Algérie, Turquie, USA, Pays bénéficiaires du système des préférences généralisées (SPG), des Lettres de Crédit, des exigences de nos acheteurs.
  • Traiter les documents sortants :

  • Vérification de la cohérence des instructions documentaires reçues de nos clients avec le Contrat, Lettre de Crédit, Facture, Lettre d’Indemnité.
  • Relance de nos clients en cas de contradictions relevées.

  • En cas de Lettre de crédit (L / C) Documentaire, préparation de la remise documentaire en collaboration avec le Département Crédit afin de fournir à la banque du client des documents en stricte conformité avec les termes et conditions de la L / C.
  • Envoyer les documents originaux par courrier enregistré en application de la procédure courrier existante.

    Assister les opérateurs pour toutes demandes liées aux documents sous la supervision du Général Manager.

    ASSISTANT(E) ARCHIVAGE :

    Le / la titulaire archive en continu les dossiers contenant les documents maritimes conservés par la Direction Trading & Shipping.

    L’archivage est fait en application de la méthode en place (Cf. Modus Operandi)

    Le / la titulaire se charge de l’enregistrement des courriers express entrants et de la distribution aux assistants documents ou autres départements T&S concernés.

    Le / la titulaire peut être amené à classer ou numériser des documents variés ayant trait à l’activité Trading.

    Le / la titulaire doit assurer le traitement des documents d’expédition et assurer le cas échéant, l’archivage de ceux-ci qui incluent entre autre les documents de titre originaux (Bills of lading / Connaissements) dont la valeur est équivalente à la valeur des cargaisons pétrolières concernées.

    Contexte et Environnement

    Interface en interne avec les Opérateurs Trading et les Départements Crédit, Juridique, Shipping, Finance, Taxes, les filiales du Groupe, la DARAG, en externe avec les fournisseurs, les clients, les stockeurs, les banques, les agents maritimes, les agents en douane, les inspecteurs etc

    Profil recherché

  • Niveau de formation Bac +2. Niveau d’anglais B2 minimum.
  • Rigueur, organisation, sens des responsabilités, gestion des priorités, sens de la communication, esprit d'équipe, persévérance, réactivité, autonomie.
  • Bonnes connaissances des INCOTERMs
  • Bonne maîtrise des logiciels Microsoft Office, et capacité d’apprentissage de l’utilisation du logiciel Medissys Gestion, des bases de données (Sharepoint) et des bases disponibles sous Digital Work Place (DWP).
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